Wnioski należy składać w biurze informacyjnym na parterze Powiatowego Urzędu Pracy w Gnieźnie ul. Sobieskiego 20 bądź w wersji elektronicznej poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (platforma EPUAP), e-Doręczenia lub portal praca.gov.pl. Wniosek złożony w formie elektronicznej powinien być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym.
Za datę złożenia wniosku uważa się datę wpływu wniosku do tut. urzędu.
Zaleca się składnie wniosków poprzez portal praca.gov.pl co usprawni ich rozpatrywanie.
KFS adresowany jest zarówno do pracowników jak i pracodawców, którzy chcieliby skorzystać z różnych form kształcenia ustawicznego. Głównym celem KFS jest zapobieganie utracie zatrudnienia przez osoby pracujące z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań nieustannie zmieniającego się rynku pracy. O dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego mogą wystąpić wszystkie podmioty definiowane jako pracodawcy, w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 25 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 475 z późn. zm.), tj. każda jednostka organizacyjna, chociażby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia co najmniej jednego pracownika. Nie ma znaczenia, na jaki rodzaj umowy o pracę zatrudnieni są pracownicy korzystający z różnych form kształcenia wspieranego środkami KFS, a także czy jest to praca na pełen czy część etatu. Środki KFS przekazane pracodawcom prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu prawa konkurencji UE, stanowią pomoc de minimis. Pracownik, którego kształcenie ustawiczne ma być sfinansowane ze środków KFS musi być zatrudniony przez pracodawcę przed dniem złożenia wniosku o środki KFS. Ponadto – pracodawca jako osoba pracująca może skorzystać z kształcenia ustawicznego finansowanego z KFS na takich samych zasadach jak jego pracownicy.

Pracodawca zainteresowany uzyskaniem środków w ramach KFS składa w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibą pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności wniosek w wersji papierowej bądź elektronicznej. Do wniosku należy dołączyć następujące załączniki:
- zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis, w zakresie o którym mowa w art.37 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2018r. poz. 350),
- informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2 a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej,
- kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności - w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
- program kształcenia ustawicznego lub zakres egzaminu,
- wzór dokumentu potwierdzającego kompetencje nabyte przez uczestników wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących.

Na rok 2025 Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ustanowił następujące priorytety wydatkowania KFS:
1) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie tj. w powiecie lub w województwie. Zawody deficytowe będą identyfikowane na podstawie Barometru Zawodów 2025 dla powiatu gnieźnieńskiego oraz województwa wielkopolskiego dostępnego pod adresem https://barometrzawodow.pl.
2) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy;
3) Wsparcie kształcenia ustawicznego pracodawców i ich pracowników zgodnie z potrzebami szkoleniowymi, które pojawiły się na terenach dotkniętych przez powódź we wrześniu 2024 roku;
4) Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i wspierania integracji w miejscu pracy;
5) Promowanie i wspieranie zdrowia psychicznego oraz tworzenie przyjaznych środowisk pracy poprzez m.in. szkolenia z zakresu zarządzania wiekiem, radzenia sobie ze stresem, pozytywnej psychologii, dobrostanu psychicznego oraz budowania zdrowej i różnorodnej kultury organizacyjnej;
6) Wsparcie cudzoziemców, w szczególności w zakresie zdobywania wiedzy na temat polskiego prawa pracy i integracji tych osób na rynku pracy;
7) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych;
8) Rozwój umiejętności cyfrowych; 
9) Wspieranie rozwoju umiejętności zwiazanych z transformacją energetyczną.

O środki KFS mogą ubiegać się pracodawcy, których wnioski spełniają wymagania przynajmniej jednego z ww. priorytetów, w oparciu o złożone oświadczenie. Starosta rozpatruje wnioski wraz z załącznikami. Niedołączenie wymaganych załączników powoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. W ramach jednego naboru tut. urząd będzie rozpatrywał po jednym wniosku każdego pracodawcy. W przypadku gdy wniosek jest wypełniony nieprawidłowo Starosta wyznacza pracodawcy termin nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni do jego poprawienia, niepoprawienia wniosku we wskazanym terminie powoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia.

Przy rozpatrywaniu wniosków Starosta uwzględnia następujące kryteria:
- zgodność dofinansowania działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok,
- zgodność kompetencji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy,
- koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do finansowanie ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług kształcenia zawodowego,
- posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia ustawicznego,
- w przypadku kursów – posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego dokumentu, na podstawie którego prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego,
- plany dotyczące dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS,
- możliwość sfinansowania ze środków KFS działań określonych we wniosku, z uwzględnieniem limitów, o których mowa w art.109 ust. 2 k i 2 m ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W przypadku gdy łączne wnioskowane kwoty w złożonych wnioskach przekroczą wartość posiadanych środków, wnioski kompletne zostaną punktowane i ocenione wg niżej wymienionych kryteriów oceny, a ceny mogą podlegać negocjacji z pracodawcą:
a) uprawnienia lub kwalifikacje niezbędne do wykonywania zawodu 50 pkt,
b) certyfikat jakości/akredytacja firmy szkoleniowej 10 pkt,
c) wcześniejsze korzystanie ze środków KFS za pośrednictwem PUP w Gnieźnie w okresie od 2014 r. do 2024 r.:
- brak wsparcia ze środków KFS 40 pkt,
- korzystanie 1 lub 2 razy (1-2 umowy) 20 pkt,
- korzystanie 3 razy (3 umowy) 10 pkt,
- korzystanie więcej niż 3 razy (więcej niż 3 umowy) 0 pkt.

W przypadku uzyskania tej samej ilości punktów w pierwszej kolejności realizowane będą wnioski pracodawców, którzy do tej pory nie korzystali ze środków KFS.
W przypadku uzyskania tej samej ilości punktów przez pracodawców, którzy korzystali ze środków KFS, pierwszeństwo będą mieli wnioskujący o sfinansowanie szkoleń dających uprawnienia lub kwalifikacje niezbędne do wykonywania zawodu.
 przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku Starosta zawiera z pracodawcą umowę o finansowanie z KFS działań obejmujących kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawcy.

Kierunkowe wytyczne dla urzędów pracy 2025